FUNGSI PENGISIAN JABATAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1        LATAR BELAKANG

Fungsi pengisian jabatan adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan yang efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan kosong di organisasi perusahaan. Pengisian jabatan ini bertujuan agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan tugas-tugas pda setiap jabatan tersebut, sehingga sasaran perusahaan tercapai. Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya.

1.2        RUMUSAN MASALAH

1.      Apa pengertian fungsi jabatan?

2.      Jelaskan pengertian pengadaan!

3.      Apa yang dimaksud dengan penarikan (recruiting)?

4.      Jelaskan pengertian seleksi!

5.      Apa pengertian penempatan?

6.      Jelaskan pengertian pemberhentian!

1.3        TUJUAN MAKALAH

1.      Untuk mengetahui pengertian fungsi jabatan secara rinci.

2.      Untuk mengetahui pengertian pengadaan secara rinci.

3.      Untuk mengetahui pengertian penarikan (recruiting) secara rinci.

4.      Untuk mengetahui pengertian seleksi secara rinci.

5.      Untuk mengetahui pengertian penempatan secara rinci.

6.      Untuk mengetahui pengertian pemberhentian secara rinci.

BAB II

PEMBAHASAN

1.1        PENGERTIAN FUNGSI JABATAN

Fungsi pengisian jabatan atau fungsi staffing adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan yang efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan kosong di organisasi perusahaan.

Pengisian jabatan ini bertujuan agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan tugas-tugas pada setiap jabatan tersebut, sehingga sasaran perusahaan dapat tercapai.

Asas pengisian jabatan ini adalah “penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat dan penempatan orang-orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat” atau the right man in the right place and the right man in the right job.

Pokok masalah yang akan dipelajari pada fungsi pengisian jabatan ini, adalah:

1.      Pengadaan (procurement),

2.      Penarikan (recruiting),

3.      Seleksi (selection),

4.      Penempatan (placement), dan

5.      Pemberhentian (separation).

2.1        PENGERTIAN PENGADAAN

Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan, baik kualitas maupun kuantitasnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Untuk mendapatkan karyawan yang kualitas dan kuantitasnya baik, sehingga efektif mengerjakan tugas-tugasnya harus dilakukan dengan cara analisis jabatan (job analysis), uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification).

Analisis jabatan, adalah menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan pada suatu jabatan, mengapa pekerjaan itu dilakukan dan bagaimana melakukannya. Hasil analisis jabatan ini adalah uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Uraian pekerjaan adalah uraian mengenai tugas-tugas dan tanggung jawab seorang pejabat pada suatu jabatan atau apa hak dan kewajibannya. Spesifikasi pekerjaan adalah uraian syarat-syarat orang yang dapat memangku suatu jabatan tertentu, agar ia dapat bekerja secara efektif. Misalnya, pendidikan, jenis kelamin, usia, dan lain-lainnya.

Manfaat analisis jabatan (job analysis) akan memberikan informasi tentang aktifitas pekerjaan, standar pekerjaan, syarat-syarat karyawan (personnel requirement), perilaku manusia dan alat-alat yang akan dipergunakan.

Dengan job analysis ini dapat diketahui:

1.      Tugas dan tanggung jawab (job description).

2.      Syarat-syarat (job specification) tenaga kerja yang dapat mengisi lowongan pekerjaan yang kosong.

3.      Jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan.

4.      Dasar dan prosedur seleksi yang dilakukan.

5.      Sumber-sumber tenaga kerja dan cara-cara penarikannya.

3.1        PENGERTIAN PENARIKAN (RECRUITING)

Penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan.

Sumber karyawan

Sumber karyawan (sumber daya manusia = sumber tenaga kerja) dikenal atas sumber internal dan sumber eksternal.

Sumber internal, yakni karyawan yang akan mengisi lowongan jabatan yang lowong, ditarik dari karyawan yang telah ada dalam perusahaan. Penarikan dilakukan dengan cara “mutasi atau transfer”, baik sifatnya vertical (promosi-promosi) maupun horizontal (rotasi).

Kebaikannya:

1.      Biaya-biaya penarikannya relatif kecil.

2.      Perilaku karyawannya telah diketahui.

3.      Karyawannya telah berpengalaman.

Keburukannya:

1.      Masalah pengisian lowongan tidak terselesaikan, karena mutasi akan menimbulkan lowongan yang kosong kembali.

2.      Pelaksanaan sistem kerja hanya tetap begitu-begitu saja.

3.      Kewibawaan pejabat yang dipromosikan relatif kurang.

Sumber eksternal artinya untuk mengisi lowongan jabatan yang kosong ditarik orang-orang dari luar perusahaan, yaitu:

1.      Lembaga-lembaga pendidikan.

2.      Kantor penempatan tenaga kerja.

3.      Pasar tenaga kerja (umum).

4.      Nepotisme atau kawan-kawan karyawan.

Kebaikan dan keburukan sumber eksternal ini adalah sebagai berikut:

Kebaikannya:

1.      Kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang professional terbuka.

2.      Kemungkinan perubahan sistem kerja yang lebih baik ada.

3.      Pejabat baru akan berwibawa, jika ia cakap.

Keburukannya:

1.      Menurunkan semangat kerja karyawan lama, sebab kesempatan promosi tidak ada.

2.      Absensi dan turn over karyawan lama cenderung meningkat.

3.      Loyalitas dan solidaritas pejabat baru masih disangsikan.

Dasar-dasar promosi

Promosi diartikan peningkatan status (jabatan) seorang karyawan, seperti karyawan percobaan atau calon pegawai (capeg) menjadi karyawan tetap atau karyawan operasional diangkat menjadi karyawan manajerial. Dengan peningkatan status (promosi) ini maka hak, kewajiban, dan pendapatannya akan semakin besar pula. Dasar-dasar promosi dikenal atas: Senioritas, Ability, dan Kombinasi Senioritas dan Ability.

Senioritas, yaitu promosi yang didasarkan pada lamanya pengalaman kerja seorang karyawan. Kelemahan senioritas sebagai dasar promosi adalah seorang karyawan yang kemampuannya sangat terbatas, tetapi karena masa kerjanya lebih lama ia yang dipromosikan. Kebaikan dasar ini adalah labour turn-over relatif kecil.

Ability, atau kecakapan, yaitu promosi yang didasarkan atas kecakapan seseorang karyawan yang kecakapannya (ability-nya) lebih baik mendapat prioritas pertama untuk dipromosikan. Kelemahannya sulit untuk menentukan, apa yang dijadikan “tolok ukur” kecakapan seseorang.

Kombinasi senioritas dan ability adalah promosi yang dilakukan berdasarkan lamanya masa kerja dan tingkat pendidikan formal melalui ujian kenaikan golongan.

4.1        PENGERTIAN SELEKSI

Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau yang ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan itu. Dasar seleksi adalah job specification dari perusahaan bersangkutan.

Metode seleksi dikenal atas: “metode nonilmiah dan metode ilmiah”. Metode nonilmiah, yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada kriteria/standar atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja.

Metode ilmiah, adalah seleksi yang didasarkan kepada ilmu pengetahuan dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi serta berpedoman kepada kriteria spesifikasi dan standar-standar tertentu.

Sistem seleksi dikenal atas: Successive-Hurdles dan Compensatory-Approach.

Successive-Hurdles adalah sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan testing yakni jika peserta tidak lulus pada suatu testing maka ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan gugur.

Compensatory-Approach adalah sistem seleksi yang dilakukan dimana peserta mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata hasil tesnya apakah mencapai standar atau tidak.

Menurut Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan, Successive-Hurdles lebih baik daripada Compensatory-Approach” karena biayanya kecil, waktunya lebih sedikit dan setiap peserta harus lulus untuk setiap kualifikasi yang ditestingkan itu.

Prosedur seleksi

1.      Selesksi surat-surat lamaran.

2.      Pemeriksaan referensi.

3.      Wawancara pendahuluan.

4.      Seleksi ilmu pengetahuan.

5.      Tes psikologi.

6.      Tes kesehatan.

7.      Wawancara akhir dengan atasan langsungnya.

8.      Memutuskan diterima atau tidak.

Tingkat-tingkat seleksi

Seleksi tingkat pertama adalah seleksi yang dilakukan menurut prosedur yang telah ditetapkan perusahaan bersangkutan dan jika lulus maka pelamar dinyatakan diterima dengan status karyawan percobaan atau calon pegawai (capeg).

Seleksi tingkat kedua adalah seleksi yang dilakukan selama masa percobaan (capeg) dengan cara mengamati dan menilai mental, perilaku, kedisiplinan, dan kemampuan nyata calon karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.

Seleksi tingkat ketiga adalah seleksi dengan mengikuti prajabatan atau pelatihan, jika lulus maka calon karyawan (capeg) diangkat menjadi karyawan tetap.

Penyeleksi

Penyeleksi adalah orang-orang yang melaksanakan seleksi itu, baik secara individu maupun kolektif. Penyeleksi ini harus jujur, objektif, dan bebas dari pengaruh “halo efek dan nepotisme”.

Penyeleksi ini dapat dilakukan oleh:

1.      Bagian Urusan Sumber Daya Manusia (USDM = Bagian Personalia).

2.      Pihak ketiga yang professional.

3.      Kombinasi USDM dan pihak ketiga.

USDM, dimana seleksi itu dilakukan oleh orang-orang dalam perusahaan bersangkutan saja.

Pihak ketiga professional, artinya seleksi dilakukan oleh orang-orang dari luar perusahaan, misalnya tes psikologi dilakukan oleh ikatan sarjana psikologi dan lain-lainnya.

Kombinasi USDM dan pihak ketiga. Misalnya tes psikologi dan pengetahuan umum dilakukan oleh pihak ketiga, sedang wawancara dilakukan oleh kombinasi USDM dan pihak ketiga, hasilnya akan lebih baik. Pelaksanaan seleksi yang baik akan memperoleh karyawan yang kualitas dan kuantitasnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga mismanagement kepegawaian dapat dihindarkan.

5.1  PENGERTIAN PENEMPATAN

Penempatan (placement) adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjaannya. Penempatan ini sangat penting, karena aktivitas-aktivitas perusahaan baru dapat dilakukan, jika semua jabatan ada pejabatnya.

Dalam penempatan karyawan baru ini harus dilakukan orientasi dan induksi. Orientasi, artinya memberitahukan kepada karyawan baru tentang hak dan kewajibannya, tugas dan tanggung jawabnya, peraturan-peraturan perusahaan, sejarah dan struktur organisasi perusahaan serta memperkenalkannya kepada karyawan lama.

Induksi, adalah kegiatan untuk mempengaruhi tingkah laku karyawan baru yang telah ditempatkan, agar ia menaati peraturan perusahaan dan norma-norma sosial yang berlaku.

Pelatihan

Pelatihan (training) adalah proses peningkatan kemampuan teknis dan moral kerja karyawan operasional sesuai dengan kebutuhan tugas-tugasnya (Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan).

Pelatihan (training) karyawan perlu dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerjanya. Pelatihan ini memerlukan biaya, tetapi biaya-biaya ini menjadi investasi jangka panjang di bidang sumber daya manusia bagi perusahaan bersangkutan.

Metode-metode pelatihan menurut Andrew F. Sikula:

1.      On the job training

2.      Vestibule school

3.      Demonstration and example

4.      Apparenticeship training

5.      Simulation training’

6.      Classroom methods

6.1  PENGERTIAN PEMBERHENTIAN

Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan kerja seorang karyawam dengan suatu perusahaan. Pemberhentian (PHK) ini disebabkan oleh keinginan perusahaan, keinginan karyawan, kontrak kerja habis, peraturan perburuhan, pensiun, dan atau meninggal dunia.

Pemberhentian ini diatur berdasarkan Undang-Undang No. 12 Tahun 1964, P4 D, P4 P, keputusan pengadilan atau Pasal 1603, ayat (1) KUHP. Pemberhentian ini berhubungan erat dengan status karyawan bersangkutan. Status karyawan dikenal atas karyawan tetap, karyawan kontrak, karyawan harian lepas, karyawan honorer, dan karyawan percobaan.

Pemberhentian atas keinginan perusahaan terhadap karyawan tetap dan karyawan kontrak harus sesuai dengan Undang-Undang No.12 Tahun 1964, P4 D, P4 P, keputusan pengadilan dan Pasal 1603 ayat (1) KUHP, khususnya besarnya pesangon yang harus diberikan perusahaan bersangkutan.

BAB III

PENUTUP

A.    KESIMPULAN

Fungsi pengisian jabatan atau fungsi staffing adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan yang efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan kosong di organisasi perusahaan.

Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan, baik kualitas maupun kuantitasnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan.

Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau yang ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan itu. Dasar seleksi adalah job specification dari perusahaan bersangkutan.

Penempatan (placement) adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjaannya. Penempatan ini sangat penting, karena aktivitas-aktivitas perusahaan baru dapat dilakukan, jika semua jabatan ada pejabatnya.

Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan kerja seorang karyawam dengan suatu perusahaan. Pemberhentian (PHK) ini disebabkan oleh keinginan perusahaan, keinginan karyawan, kontrak kerja habis, peraturan perburuhan, pensiun, dan atau meninggal dunia.

B.     SARAN

Makalah ini masih memiliki banyak  kekurangan oleh karena itu kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat kami harapkan untuk memperbaiki makalah kami agar lebih baik lagi.

DAFTAR PUSTAKA

1.      Abdulrachman, Arifin, Kerangka Pokok-Pokok Manajemen Umum, Jakarta: PT Ichtiar Baru Van Hoeve, 1979.

2.      Hasibuan, Malayu S.P., Manajemen: Dasar, Pengertian, dan Masalah, Cetakan ke-10, Jakarta: PT Toko Gunung Agung, 1995.

3.      Hasibuan, Malayu S.P., Manajemen Sumber Daya Manusia: Dasar dan Kunci Keberhasilan, Edisi Revisi Cetakan ke-1, Jakarta: PT Bumi Aksara, 2000.